こんにちは。
フォレスト出版編集部です。
いよいよ上半期最終月、９月に入りました。
この時期は、
４月～８月までの数字によってさまざまですが、
「９月で挽回しなきゃ」
と思う人もいれば、
「上半期の不足分を下半期で挽回しよう」
はたまた、
「上半期の調子の良さを継続させていこう！」
「さらに調子をアップさせよう！」
と考えるリーダー・経営者の方も
多くいらっしゃるでしょう？
これらを実現させるために、
大切にしなければいけない要素があります。
それは、
チームや組織の「場の空気」
です。
チームや組織の空気の重要性については、
今年６月に刊行されてベストセラーとなった
『「空気」で人を動かす』（横山信弘・著）
を交えながら、
このブログでも複数回にわたってお伝えしてきました。
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「人」を変える前に、「空気」を変えよ！
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「なんとかしなければ」と思えば、
チームや組織の「空気」を変えて、
メンバーや部下たちが売上や利益につながる
行動をさせていく、
つまり、メンバーや部下を動かしていかなければなりません。
一方、
「この調子を継続させたい、アップさせたい」と思えば、
「場の空気」が汚れないように、
さらに浄化させていく必要があります。
チームや組織の「空気」を悪くする原因の１つに、
「言い訳」
があります。
たとえば、こんな感じです。
「こんな売上目標なんて、できるわけないですよ。
市場が冷え込んでいますし……。他社だって苦戦してますよ」
「忙しすぎて時間がないので、できませんでした。
だから、まだやってません」
などなど。
部下やチームのメンバーの言い訳は、
「場の空気」を悪くし、
元々やる気のあった他のメンバーたちも、
次第に感化されていく
ところに、空気の怖さがあります。
そんな
組織やチームの空気を汚す
「言い訳」をさせない技術
として、横山さんは
著書『「空気」で人を動かす』で
「プリフレーム」
というコミュニケーション技術を紹介しています。
相手の意識の中にあらかじめフレームをつくる手法を「プリフレーム」と呼びます
「人間は、基本的に1つのことしか意識できない」という特性を利用したテクニックです。とても簡単なのですが、大きな効果を発揮します。
最初にフレーミングするのは、原理原則。チームにおける規律や価値観。そして、存在意義や目標といった類のものです。
新入生や新入社員が相手ならともかく、同じ時間をしばらく共有した相手をティーチングする際、「大きな視点」から「小さな視点」へと移行するように話をします。
「プリフレーム」しないで話した場合は、どうなるかをまず述べてみましょう。
リーダーが部下にこう言ったとします。
「最近、職場に対する改善提案がとても少ないじゃないか。しっかりやってくれよ」
このように「小さな視点」で、かつ「少ない」や「しっかり」といった「ぼかし表現」を使っていると、相手は反発したくなります。
「この前だって改善提案、出しましたよ」
「この前と言ったって、先月の話だろう？ 職場を活性化するために、毎週1つは出すんだ」
「毎週1つって……。そんなに改善すべきことなんてありませんよ」
「じゃあ、君は職場が100％完璧だと言いたいのか？」
「別に、そんなこと言ってないじゃないですか」
リーダーがなんとか職場の空気を変えようとしているのに、それを守ろうとしないメンバーがいると、ついつい強い調子でリーディングしたくなります。気持ちはわかりますが、高ぶる気持ちをグッと抑え、「大きな視点」でフレーミングするところから始めてみましょう。
一見、遠回りのように思えてきますが、
「そもそも」の事柄からまず最初に伝えることを、著者の横山さんは勧めています。
「4W2H」を使い、省略せずに話します。
ポイントは、「空気」に向かって話すことです。場所も、さりげなく自然な形で近づいて話しかけられるとなお良いでしょう。
例えば、こんな感じです。
「確か、総務部の入り口近くにある棚の上に『改善箱』を置いたのは昨年の4月だったと思う。そもそも社長が職場を活性化するために、もっと改善提案を出せと経営会議で言ったことがきっかけだったんだけど、それが去年の1月だったかな。でも、管理者ばかりが頭をひねっても、若い人の言い分を拾うことは難しいだろうと管理部長が言ったため、『改善箱』を設置しようとしたんだ」
このように、ディテールを事細かく説明します。相手は、知っていることばかりなのに聞き入るでしょう。
「ところが、設置したのはいいけれど、全然『改善箱』に改善案を入れる人がいないので、管理部のBさんが『全員、毎週1つは改善提案を出したらいかがですか。どんな小さなことでもいいから、改善提案をする癖をつけるためにやりましょう』って言ったんだ。それが去年の6月。それからずっと、職場にいる9人、全員が毎週毎週、改善提案を出すようになった。最初はけっこう大変だった。でも慣れてくると、意外とアイデアが出るもんだって、確か君も言っていたね。社長もすごく喜んでいたよ。小さな箱に毎週、9枚の改善提案が溜まっていくのを見ていたら、この会社の将来は安定するに違いない。本当にうれしいって言っていた。……ところが、だ。今年に入ってから、少しずつそのルールが崩れ始めた」
ここまで細かくフレーミングされたら、さすがに次のように言われても反論しづらいと思います。
「最近、職場に対する改善提案がとても少ないじゃないか。しっかりやってくれよ」
「わ、わかりました」
このように、素直に受け止めるでしょう。
過去をさかのぼり、そもそも何の目的で始めたことなのか。何のためにこれをすべきなのか。これまで、どのような経緯があり、何を乗り越えて今があるのかなどを最初に伝えます。そうすることで、相手の視野角を大きくすることができます。そして物事を客観視できるようになるのです。
相手が反論してから、それを打ち消そうとするのは控えましょう。一度口にしたことを撤回するのは難しいものです。自分が言ったことを一貫して正当化したくなるからです。先述した「一貫性の法則」がはたらくのです。
相手が「やらない理由」「できない理由」を作話する前に、フレーミングすることが重要です。
つまり、
「ああ言えば、こう言うだろう」といった言い訳をさせないために、
先回りして、布石を打つ
わけです。
また、
このテクニックを使う際の注意点も指摘しています。
「布石を打つ」と「釘を刺す」とでは、ニュアンスが異なるので注意してください。
「お前らは、すぐにモチベーションが落ちるだの、モチベーションが上がらないだのと言い出すが、モチベーションという言葉が日本のメディアで取り上げられ始めたのは2001年のことであって、昔はモチベーションなんて言葉などなかったんだぞ」
このように、「釘を刺す」言い方をすると、「場の空気」が悪くなります。
ですから、前述したとおり「空気」に向かって話すようにします。
どのようなことを言えば、どう反論されるか。シチュエーションによって、それぞれ「言い訳」の内容は想定できると思います。リーダーは日ごろからメンバーの反応を観察しておくべきでしょう。
「仕事を丸抱えせず、後輩に任せるように」と指摘すると、「まだ仕事を覚えていないのに任せられない」「自分がやったほうが早い」と言い訳される、というのであれば、
「逆算思考というのは便利だな。AだからBはできない、ではなくて、BをするからAができるようになる、という逆転の発想だ。仕事を覚えていないから任せられないではなく、任せていると仕事を覚えるようになるんだから」
などと、独白のような形で話していると、「まだ、部下に仕事を任せられない」とは言い返すことができなくなってきます。
言い訳は「作話」です。「作話スモッグ」で空気が悪くならないよう、最初に布石を打つ話し方を工夫してみましょう。
「時間がない」「難しいです」「それは私の仕事でしょうか」「前例がありません」などなど、頻繁に使われる言い訳をデータベース化して、頭に入れておくのです。そうすると、布石の引き出しが増えていきます。
本書の中では、
「言い訳データベースで先回りする」を使った好例
「言い訳データベース」のつくり方のポイント
についても触れていますので、
気になる方は、本書でチェックしてみてください。
▼今回ご紹介した本はこちら！
『「空気」で人を動かす』（横山信弘・著）
『「空気」で人を動かす』著者、
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